إدارة المشاريع
ما هي إدارة المشاريع؟
تعرف إدارة المشاريع بأنها عملية تنظيم وإدارة الموارد المتاحة (البشرية والمالية)، واستغلالها استغلالًا أمثل وتسخيرها لإنجاز مشروع ما بجودة وكفاءة عالية. حيث تتكون إدارة المشاريع من مجموعة من العناصر منها: الوقت والتكلفة والموارد والمهام (الأنشطة) المراد تحقيقها.
يقع على عاتق مدير المشروع إدارة المشروع وتخطيطه وتنظيمه ومتابعته والاشراف على عمليات تنفيذ المشروع، وضمان تنفيذه وفقًا للمعايير والخطط والوثائق الرسمية. فضًلا عن إدارة جميع الموارد المتاحة وتوظيفها لخدمة المشروع، وتوزيع المهام على فريق العمل وتحديد المسؤوليات والواجبات والصلاحيات. بالإضافة إلى تنظيم العلاقات واجراء اتصالاتٍ دورية ومتابعة مجريات المشروع مع الجهات الرسمية وأصحاب المصلحة. بما يضمن تحقيق أعلى جودة وكفاءة واتخاذ القرارات في وقتها الفعلي.
أهمية مهارات إدارة المشاريع
بغض النظر عن طبيعة عملك أو منصبك، إلا أن امتلاك المهارات اللازمة لإدارة المشاريع تعتبر إحدى أهم المهارات التي يجب امتلاكها، خصوصًا أنها لا تقتصر على مجالٍ معين أو تخصص دون آخر. فهي منهجية يمكن اتباعها لأداء أي نشاط أو مهمة أو عمل ما. لاسيما أن جميع الأعمال والأنشطة مهما كانت طبيعتها لكي يتم انجازها بنجاح وفعالية، لابد من ادارتها إدارة ناجحة.
كما أن تعلم مهارات المتعلقة بكيفية تنظيم المهام وتوزيعها وجدولتها زمنيًا، والرقابة على العمليات والآلات والمعدات وتنظيم العلاقات بين الأشخاص العاملين في المشروع، تساهم جميعها في زيادة الإنتاجية ومن سلامة المخرجات النهائية ومطابقتها للمواصفات وسير العمل بسهولة ومرونة دون حدوث خلافاتٍ أو مطالبات أو تأخيرات أو زيادة في تكلفة الاجمالية المشروع.
منهجيات إدارة المشاريع
تعرف المنهجية في إدارة المشاريع وفقًا لـ (PMI) بأنها: مجموعة من الممارسات والتقنيات والقوانين والقواعد والتقنيات التي تستخدم من قبل العاملين في إدارة المشاريع.
أهم منهجيات إدارة المشاريع وأكثرها شيوعًا:
الدليل المعرفي لإدارة المشاريع – PMBOK:
وهو كتاب يركز على أهم المهارات والمصطلحات والمبادئ التوجيهية والمعايير اللازمة لإدارة المشاريع. منها اعداد الموازنة المالية وإدارة مدخلات ومخرجات المشروع النهائية. كما يستخدم بشكل كبير في الولايات المتحدة الأمريكية وحصل على اعتراف من المعهد الوطني الأمريكي للمعايير.
برينس – PRINCE2:
تستخدم هذه المنهجية بشكل واسع في المملكة المتحدة والبلدان المتحدثة باللغة الانجليزية. وتستخدم لتحديد التكاليف الرئيسية وإدارة المخاطر وتوضيح وسائل الاتصال والتواصل وتحديد أدوار ومسؤوليات الأشخاص العاملين في المشروع.
منهجية آجايل – Agile – أو المنهجية الرشيقة:
تعتبر إحدى أكثر المنهجيات شيوعًا وتستخدم غالبًا في المشاريع الكبيرة والمعقدة أو تلك التي تتطور بشكل سريع. مثل مشاريع الاتصالات والبرمجية. تتميز بسرعة الاستجابة للمتطلبات والتعامل السريع مع المتطلبات المتغيرة. تقوم على مبادئ منها: (التخطيط على التكيف، التطور التكنولوجي، التسليم في وقت مبكر، التحسين المستمر، استجابة السريعة ومرونة التغيير والاعتماد على الدعم والثقة والتحفيز)
منهجيات إدارة المشاريع: نظرة عامة
هناك العديد من الأدوات والتقنيات والعمليات والأساليب التي تساعد في إدارة المشاريع بفعالية منها:
أطر إدارة المشاريع
عند تأسيس مشروع جديد يجب الاطلاع على أهم المتغيرات والعوامل المختلفة التي تؤثر على المشروع، على سبيل المثال العوائد المالية والفوائد والميزانية وطبيعة المخاطر والأنشطة والمهام المراد تنفيذها.
الجدولة الزمنية
تتكون المشاريع من مراحل مختلفة، يقع ضمن كل مرحلة العديد من الأنشطة والمهام المراد تنفيذها في المشروع، يساعد الجدول الزمني على تقسيم المهام وتنفيذها بسهولة ومرونة في موعدها المحدد دون حدوث تأخيرات على الجدول الزمني أو تسليم المشروع.
- خطة العمل (Action Plan): تستخدم في المشاريع الصغيرة وتساهم في تحديد أهم الخطوات اللازم تنفيذها في المشروع.
- تحليل الفجوة (Gap Analysis): هي أداة تستخدم لمساعدة الشركات على مقارنة الأداء المنجز مع الأداء المتوقع. وتركز على اجابة سؤالين: أين نحن؟ وأين نريد أن نكون؟ وتساعد في تحديد المتطلبات المراد تحقيقها بما يتناسب مع أهداف المشروع.
- مخطط غانت (Gantt chart): هو أحد أنواع المخططات الشريطية، يوضح الجدول الزمني للمشروع من حيث تاريخ بدء المهام وتاريخ انتهاءها. يستخدم بشكل أكبر في جدولة المشاريع المتوسطة والكبيرة.
إدارة نطاق المشروع
يعتبر إدارة نطاق المشروع هو أحد أهم المهارات اللازمة لإدارة المشروع، نظرًا لأن المشاريع بطبيعة الحال عرضة للتغييرات التي تتطلب أن يتم التحكم بها وضبطها؛ لضمان تنفيذ المشروع وفقًا للنطاق المشروع المحدد والمتفق عليه مع الجهات المعنية وأصحاب المصلحة.
فيما يلي ذكر لأهم الأدوات التي تساعد في إدارة نطاق المشروع:
- تحليل متطلبات المشروع: وهي عملية يتم من خلالها توضيح الأعمال وتحليل المتطلبات المراد تسليمها.
- طريقة نطاق العمل (Scope of Work): طريقة توضح الملفات والوثائق المراد تسليمها بالاتفاق مع أصحاب المصلحة.
- تحكم بنطاق المشروع (Scope Control): يعتبر تحكم بنطاق المشروع احدى أهم مهارات إدارة المشاريع لما تساهمه من تقليل حجم طلبات التغيير والتغييرات الغير متوقعة على المشروع التي قد تؤدي لحدوث تأخيرات في الجدول الزمني أو تكلفة المشروع.
- الحصول على الدعم الكافي: الدعم الكافي من أصحاب المصلحة وفرق العمل والعملاء والموردين ومدراء المشروع، يزيد من إمكانية تطبيق المشروع على أرض الواقع وتنفيذه.
فيما يلي ذكر لأهم التقنيات التي تسهل تحقيق ذلك:
- تحليل أصحاب المصلحة: هي عملية يتم من خلالها معرفة اهتمامات وتطلعات أصحاب المصلحة حول المشروع وتحديد طرق التواصل المناسبة للتواصل معهم.
- مصفوفة توزيع المسؤوليات (Responsibility Assignment Matrix): هي مصفوفة تستخدم لتحديد المسؤوليات وعلى من تقع مسؤولية تنفيذ المشروع وتوزيع الصلاحيات كل حسب موقعه.
- خرائط التأثير (Influence Maps): هي خريطة تقوم بتحديد الجهات ذات التأثير الأكبر على سير المشروع.
وسائل التواصل والاتصال
يعتمد نجاح المشاريع على التواصل الفعال مع وبين الجهات المعنية وأصحاب المصلحة، مما يخلق جوًا من الشفافية والوضوح حول مجريات العمل. فيما يلي ذكر لأهم الأدوات التي تساعد في مرونة التواصل والاتصال بين جميع الأطراف:
- انشاء لوحة متابعة وتحكم: هي أداة مبسطة تساعد في متابعة تقدم المشروع بسرعة وسهولة.
- اعداد التقارير الدورية: يعتبر اعداد التقارير الدورية حول مدى تنفيذ المراحل الرئيسية التي يركز عليها المشروع وتقييم درجة إنجازها، للتأكد من سير المشروع وفقًا لما هو متفق عليه دون حدوث انحرافات.
- عقد الاجتماعات تطبيقًا لمنهجية سكروم (Scrum): تعتبر منهجية سكروم هي جزءًا من منهجية آجايل الرشيقة لإدارة المشاريع، ويصلح تطبيقها على أي مشروع مهما كانت طبيعته. وتساهم في تحفيز أعضاء الفريق والتقدم في العمل.
إدارة التغيير
تساعد التقنيات والآليات المستخدمة لإدارة التغيير على التغلب على المعيقات الأكثر شيوعًا أثناء تنفيذ المشاريع. لما لها من دور في تحقيق تغيير ملموس وواضح على المنظمة.
- التغلب على المعيقات الثقافية: يجب معالجة ومعرفة كافة المعيقات الثقافية التي قد تعيق أو تبطئ من عمل المنظمة أو المشروع.
- نموذج الخطوات الثمانية للتغيير: هو نموذج مكون من ثمانية خطوات تساهم في عملية التغيير وادارته. ويركز على مشاركة العاملين في المشروع واسهاهم في دعم عملية التغيير.
- لماذا لا يحصل التغيير: للتغيير طريقتان؛ صحيحة وخاطئة. توضح هذه التقنية مجموعة من الأمور التي يجب تجنبها أثناء عملية التغيير.
تطوير المشروع ومراجعته
هذه الخطوة ذات أهمية كبيرة لتحليل مدى التطور الحاصل في المشروع ومراجعته دوريًا لإجراء تحسينات وتطويرات مستمرة عليه. من التقنيات التي تساعد على مراجعة المشروع وتطويره:
- مراجعة بعد العمل (AAR): هي عملية مراجعة منظمة يتم من خلالها تقييم المشروع وقياس مدى تقدمه عبر تحليل أنشطة المشروع. كما أنها تشمل اجراء التعديلات – إن تطلب الأمر-واستخلاص أهم النتائج لاستفادة منها في مشاريع أخرى.
- مراجعة ما بعد تنفيذ المشروع: تستخدم هذه العملية لتحليل الملفات المستلمة النهائية للمشروع وتحديد إذا ما اقتضت الحاجة لإضافة أو تنفيذ أعمال إضافية تعود بتحقيق فوائد كبيرة على المشروع عمومًا.
الملخص
يعتبر امتلاك مهارات إدارة المشاريع ضرورة ملحة، لما تلعبه من دور عظيم وفعال في زيادة إنتاجية المشروع ومساهمتها في تقليل الخسائر المالية عبر اعداد الخطط والجداول الزمنية الدقيقة لتنفيذ الأعمال والمهام. بالإضافة لتوزيع المسؤوليات وضمان تحقيق كافة متطلبات المشروع وفقًا للأصول. بما يضمن تحقيق أداء وسرعة أكبر في تنفيذ الأنشطة وجودة أعلى في المخرجات النهائية للمشروع.
كما أنها تساهم في تعزيز الأداء المهني والارتقاء الوظيفي على حد سواء. حيث أن تعلم مهارات اللازمة لإدارة المشاريع تساعد في تحقيق أعلى عائد ممكن (ماديًا ومعنويًا). كما أنها تساهم في خلق تواصل مباشر ومستمر مع أصحاب المصلحة وهذا بدوره يزيد من فرصة الحصول على التمويلات المناسبة.