إدارة المستودعات

ادارة المستودعات هى الإدارة المختصة بالإحتفاظ والعناية بالمخزون ، بمعنى أخر هى اتى تهتم بكل مايتعلق بالمستودعات مع إتباع الشروط التخزينية لها من حيث أسلوب التخزين المناسب , والمساحات داخل المخزن والممرات , وطرق النقل والإستلام والفحص وتواريخ الإنتهاء والصلاحية وتأمين المخزن وتعيين طاقم العمل داخل المخزن.

مهام إدارة المستودعات الرئيسية:

• الاحتفاظ بالمواد: وهى مهام تخزين البضائع وترتيبها في المستودعات بداية من دخولها للمستودع إلى صرفها .
• المحافظة على المواد: العناية بالمواد المخزنة من التلف وضمان سلامتها وبقائها صالحة للاستخدام حسب الشروط المتبعة فى طريقة تخزينها.

• أهداف قسم ادارة المستودعات:

   

  1. مراجعة إستلام المواد المطلوب تخزينها.
  2. ضمان وجود الأصناف داخل المخزن حسب كميات الطلب عليها.
  3. المحافظة على البضائع من الضياع أو التلف.
  4. ترتيب المساحات المخصصة فى التخزين داخل المستودع.
  5. تقليل تكاليف التخزين وإستغلال المساحات.
  6. العمل على مراقبة العاملين داخل المخزن من حضور وإنصراف وحسن المظهر.
  7. التنسيق على أعمال تأمين المخزن وطرق السلامة.
  8. العمل على توفر سيارات النقل لتوصيل البضائع للجهات المطلوبة.
  9. العمل على توفير المواد الخام لقسم الإنتاج.

• الدورة المحاسبية فى قسم ادارة المستودعات:

  كما وضحنا سابقا أن الهدف الرئيسى من قسم إدارة المستودعات هو إستغلال أرضية المستودع بما يضمن السهولة وترتيب المخزون بما يضمن إنسيابية خروج ودخول البضائع من وإلى المستودع.

  لذا شملت الدورة المحاسبية الأوراق التالية:

  • إذن تشغيل.
  • إذن إضافة.
  • إذن صرف.
  • تقرير ارباح الأصناف.
  • تقرير جرد المخزن.

• شروط تحقيق ادارة المستودعات:

  حتى نتأكد من أن قسم ادارة المستودعات يعمل بشكل صحيح يجب أن تتحقق بعض الشروط وهى:

  1. تمييز الأصناف فى المخزن عن طريق طباعة الباركود عليها.
  2. فحص الأصناف قبل دخولها للمخزن لضمان سلامتها.
  3. مراجعة الكمية والجودة وصلاحية الإستخدام للبضائع.
  4. خروج البضائع للجهة المطلوبة بشكل مطابق للمواصفات من حيث التعبئة والتغليف والنقل.
  5. تسجيل حركات نقل ودخول البضائع.
  6. تقليل تكلفة التخزين إلى أقصى حد وضمان عدم وجود فائض تخزينى أكبر من المطلوب أو العكس.
  7. مطابقة إجرائات الأمن والسلامة داخل المخزن.
  8. ضمان عمل العاملين داخل المستودع بشكل سليم ومنظم وصلاحيات الدخول والخروج لكل عامل.
  9. رفع التقارير الدورية لحالة المستودعات للإدارة المستودعات.

  ماذا إذ لم نهتم بالمستودع ؟

  عدم وجود إدارة جيدة للمستودع يمكن أن ينتج عنه مشكلات كبيرة منها:

  • تلف المخزون: مما يعرض المنشأة لخسائر كبيرة.
  • توقف الإنتاج: بسبب عدم توفر البضائع والمواد الخام للإنتاج فى الوقت المناسب.
  • زيادة البضائع المتراكمة داخل المستودع: بسبب عدم دراسة مستويات البضائع داخل المخزون والكميات المناسبة لتخزينها حسب الطلب.

  أنواع المستودعات:

  هناك أنواع كثيرة للمستودعات حسب مجال المنشأة ويمكن أن تكون مملوكة لها أو مستأجرة بشكل مؤقت وتكون قريبة من السوق لسهولة خروج البضائع وتوزيعها:

  • مخازن العدد وقطع الغيار (ويكون بها العدد وقطع الغيار اللازمة للمصنع: مثل المحركات والمولدات والسلالم والرفوف وغيرها).
  • مخازن الوقود (ومتوفر بها الوقود اللازم لسيارات النقل أو تشغيل الألات مثلا).
  • مخازن المواد الخام (وتكون قريبة من مناطق الإنتاج حيث يتوفر بها المواد الأولوية التى تستخدم لقسم الإنتاج: مثل الحديد والزجاج والأخشاب).
  • مخازن مواد التغليف والتعبئة (مثل البلاستيك والكراتين والورق وغيرها من المواد التى تستخدم فى عملية التغليف).
  • مخازن مواد متفرقة (مخازن ملابس – سوبر ماركت – أدوات كهربائية – أدوات مكتبية – أدوات تنظيف وغيرها …).
  • مستودعات تبريد (وهى تستخدم للمشاريع التى تعتمد على التبريد لتخزين المواد الغذائية).
  • مستودعات جمركية (يستخدم هذا النوع عادة فى المطارات والموانىء التى يتم فيها حفظ البضائع المستوردة حتى يتم دفع قيمتها الجمركية ومن ثم السماح بنقلها إلى المخازن).
  • مستودعات السجلات (وهى التى يتم تسجيل فيها المستندات الخاصة بالمنشأة من مستندات مالية وفواتير وأوراق هامة وغالبا يستخدمها البنوك وشركات البورصة والمؤسسات المالية).